Gilt die elektronische Zeiterfassungspflicht wirklich für alle Unternehmen?

Grundsätzlich ja. Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21 leitet die Pflicht bereits aus bestehendem Arbeitsschutzrecht (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG i.V.m. EuGH-Rechtsprechung) ab. Der aktuelle Gesetzentwurf sieht Erleichterungen für Kleinstunternehmen bis 10 Beschäftigte vor – an der grundsätzlichen Pflicht ändert das aber nichts.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung aus?

Nein. Das BAG und der Gesetzgeber fordern ein „objektives, verlässliches, zugängliches System“. Excel erfüllt das weder hinsichtlich Manipulationssicherheit noch hinsichtlich Nachvollziehbarkeit. Ein digitales System mit Audit-Log ist praktisch unvermeidbar.

Welche Daten müssen konkret erfasst werden?

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – inklusive Pausen. Bei mobiler Arbeit zusätzlich Ort/Modus (Büro, Home-Office, Außendienst). Überstunden, Mehrarbeit und Ruhezeiten werden automatisch aus diesen Daten abgeleitet.

Welche Fristen gelten?

Nach BAG-Urteil besteht die Pflicht faktisch seit 2022. Der Gesetzentwurf sieht Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße vor (1 bis 5 Jahre ab Inkrafttreten). Wer heute noch nichts implementiert hat, sollte das Projekt in 2026 angehen.

Wer darf die Zeiterfassung technisch umsetzen – der Arbeitgeber oder die Beschäftigten?

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Die eigentliche Erfassung darf auf den Arbeitnehmer delegiert werden – der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass das System genutzt wird, manipulationssicher ist und regelmäßig geprüft wird.

Muss die Zeiterfassung in Echtzeit passieren?

Das Gesetz verlangt Erfassung am selben Tag. In der Praxis bedeutet das: Live-Stempeln oder spätestens tagesendliche Eingabe. Wöchentliche Sammeleinträge sind nicht zulässig.

Wie passt Zeiterfassung zu Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber nur eingebettet in eine dokumentierte Erfassung. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass Höchstarbeitszeiten eingehalten und Ruhezeiten gewährt wurden – ohne Erfassung geht das nicht.

Welche Sanktionen drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß nach § 22 ArbZG sind möglich. Zusätzlich kippen Gerichte Überstunden-Klagen zunehmend zugunsten von Arbeitnehmern, wenn der Arbeitgeber keine belastbare Zeiterfassung vorlegen kann – das kann sechsstellig werden.

BAG-Zeiterfassung 2026: Was das Arbeitszeiterfassungsgesetz jetzt konkret verlangt

Der Status quo: Zwischen EuGH-Urteil, BAG-Beschluss und Gesetzentwurf

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18 „CCOO“) ist klar: Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Deutschland hat sich mit der Umsetzung Zeit gelassen – bis das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) nachlegte: Die Pflicht ergibt sich bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, im Licht der EuGH-Rechtsprechung. Der Gesetzentwurf der Bundesregierung vom April 2023 konkretisiert, was genau zu erfassen ist – seit dem gibt es auf dem Papier keine Unsicherheit mehr.

Trotzdem operieren Anfang 2026 noch geschätzt 40–60 % der deutschen KMU mit Papierlisten, Excel-Dateien oder halbherzigen Eigenbau-Lösungen. Dieser Ratgeber fasst die juristische Lage pragmatisch zusammen und zeigt, wie Sie die Pflicht ohne Overhead umsetzen.

Was konkret erfasst werden muss

Der Gesetzentwurf nennt drei Kern-Datenpunkte, die täglich dokumentiert werden müssen:

Beginn der täglichen Arbeitszeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
Dauer der Arbeitszeit (inklusive Differenzierung Pausen/Unterbrechungen)

Bei mobiler oder teilhaft mobiler Tätigkeit kommen Ort bzw. Arbeitsmodus hinzu (Büro, Home-Office, Kundentermin, Außendienst). Das ist relevant für den Arbeitsschutz, für steuerliche Zwecke (Home-Office-Pauschale) und für Ruhezeiten-Nachweise bei grenzüberschreitender Tätigkeit.

Nicht erfassungspflichtig: Inhalte und Leistung

Die Pflicht bezieht sich ausdrücklich nicht auf die inhaltliche Tätigkeit. Wer also Projekt-Zeiterfassung nur aus Compliance-Gründen einführt, überschießt. Inhalts-Zeiterfassung ist eine Management-Entscheidung, keine gesetzliche Pflicht. Trotzdem zeigt die Praxis: Wer Arbeitszeit ohnehin erfasst, kombiniert beides sinnvoll in einem System.

Wer ist betroffen – und wer eher nicht

Der Kreis der Verpflichteten ist weit: alle Arbeitgeber im Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes. Ausgenommen sind nur kleine Gruppen:

Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG (klassischerweise „unternehmerische Verantwortung, eigene Personalverantwortung“)
Chefärzte und leitende Ärzte in bestimmten Konstellationen
Hausangestellte in Privathaushalten (Sonderregelungen)

Für Kleinstunternehmen bis 10 Beschäftigte sieht der Entwurf Erleichterungen bei der Form der Erfassung vor – Papier und Excel bleiben hier theoretisch möglich. Für alle anderen ist die elektronische Erfassung de facto alternativlos, da sie anders nicht manipulationssicher, verlässlich und revisionsfähig bereitgestellt werden kann.

Was „elektronisch“ konkret bedeutet

Elektronisch heißt nicht zwingend Cloud, App oder biometrisches Terminal. Es heißt: ein System, das

Eingaben fälschungssicher speichert (Audit-Log, Versionierung),
Beginn, Ende, Pausen klar unterscheidbar macht,
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zugänglich ist (Einsicht in eigene Daten),
von Kontrollinstanzen (Zollbehörden, Betriebsrat, Prüfer) einsehbar ist.

Excel erfüllt mindestens zwei dieser Punkte nicht: Fälschungssicherheit und auditierbare Historie. Ein Terminal mit Chipkarte, eine Browser-App oder eine Smartphone-App (wie in Arcana ZeitWerk) erfüllen dagegen alle Anforderungen.

Umsetzung in 5 Schritten

1. Status quo ehrlich erfassen

Wer stempelt aktuell wie? Gibt es Papierlisten, Excel, alte Hardware-Terminals, nichts? Interviewen Sie HR, Betriebsrat und zwei repräsentative Teams (Schichtbetrieb, Wissensarbeit, Außendienst). Das Ergebnis ist Ihre Ist-Map.

2. Anwendungsfälle definieren

Standard-Büro? Schichtbetrieb mit Zuschlägen? Montage und Außendienst? Home-Office? Jede Konstellation hat andere Ansprüche an das Erfassungssystem – und an die rechtliche Bewertung (Nacht-/Sonntagszuschlag, Ruhezeit-Mindestabstand, Rufbereitschaft).

3. System auswählen

Wichtige Auswahlkriterien: DSGVO-Hosting in Deutschland, Audit-Log, mobile Erfassung, Offline-Modus, ERP- und Lohn-Export (DATEV, Addison, Sage), Berechtigungskonzept, API für Integration mit Projekt- und Zeitsystemen. Module wie Arcana ZeitWerk bringen diese Punkte von Haus aus mit.

4. Pilotieren

Starten Sie mit einem Team (10–30 Personen), nicht mit dem ganzen Unternehmen. Erwartungen klar managen: „Das System löst Erfassungspflicht, es ersetzt keine Vertrauenskultur.“

5. Rollout mit Betriebsrat

Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 und 7 BetrVG. Betriebsvereinbarung zu Erfassungsumfang, Auswertung und Zugriffsrechten ist Pflicht – nicht Kür. Ohne BR-Zustimmung geht kein elektronisches System live.

Typische Fallstricke

Zuviel erfassen: Wer aus Compliance-Gründen auch Projekt- und Tätigkeitszeiten erfasst, vermischt zwei Themen und bekommt ggf. Mitbestimmungsprobleme.
Zu wenig erfassen: „Beginn/Ende reicht, Pausen rechnen wir raus“ ist zu wenig. Pausen müssen explizit dokumentiert sein.
Datenschutz vergessen: Arbeitszeitdaten sind personenbezogen. Rollenkonzept, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsbeschränkung sind Pflicht.
Im Offline-Modus planlos: Baustelle ohne Netz, Außendienst in Bayern – wer hier keine Offline-Lösung hat, reißt Lücken.
Keine Integration mit Lohn: Manuell tippen von Zeiten in die Lohnbuchhaltung macht das ganze Projekt wieder kaputt.

Was Arcana Connect dazu beiträgt

Unser Zeiterfassungsmodul Arcana ZeitWerk ist speziell für die Anforderungen des deutschen Arbeitszeitrechts entwickelt: Terminal, Browser- und Smartphone-App, Audit-Log, Betriebsrat-Zustimmungswizard, DATEV-Export, Urlaubsverwaltung und Rufbereitschaftslogik. In Kombination mit Arcana Workspace (Projekt-Zeit) und ArcanaAI (Auswertungen per Chat) entsteht ein geschlossenes System – mit einem Login, einer Nutzerpauschale, ohne Sonderserver.

Kurz: Warten Sie nicht auf das finale Gesetz. Wer jetzt umstellt, hat Zeit für einen sauberen Betriebsrat-Prozess – und steht am Stichtag nicht im Blitzlicht.