Arcana Vorkontierer zieht Shopify-Payouts und PayPal-Transaktionen automatisch, gleicht sie per Bestellnummer mit Ihren Myfactory-Rechnungen ab, trennt Gebühren sauber – und erzeugt einen fertigen DATEV-EXTF-Stapel. Aus einem Tag Excel-Rechnen wird eine Tasse Kaffee.
Shopify schickt Payouts aggregiert, PayPal wirft Einzel-Transaktionen aus, Myfactory hat die Rechnungen. In Excel zusammensuchen dauert Tage – und jede Umsatzsteuer-Nachbesserung kommt teuer.
Jeder Schritt ist nachvollziehbar, jeder hat einen Audit-Log-Eintrag. Sie entscheiden, ab welchem Score automatisch durchgebucht wird.
Shopify Payments Payouts inkl. aller Balance-Transaktionen (Sales, Refunds, Adjustments, Fees). PayPal über Transaction Search API. Myfactory-Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften aus dem bestehenden Cache.
Score-basierte Zuordnung Zahlung ↔ Beleg. Primärkriterium Bestellnummer in allen Feldern, Sekundär: Betrag und Zeitraum. Teilzahlungen, Stornos, Differenzen werden erkannt und als Partial/Pending markiert.
Jede Transaktion wird in Brutto-Umsatz und Transaktionsgebühr zerlegt. Getrennte Erlös-/Aufwandskonten nach SKR03 oder SKR04, pro Zahlungsart und Buchungsfall. Refunds landen sauber auf Storno-Erlöskonten.
116-Spalten-CSV im DATEV-EXTF-v7.00-Format, Windows-1252-Encoding, vollständig kompatibel mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Audit-Historie jedes Exports mit Content-Hash – revisionssicher.
Die Score-Engine sucht die Bestellnummer in allen relevanten Feldern aller Quellen. Sie entscheiden per Schwellwert, ab wann automatisch gebucht wird.
memo_text +60Die Engine sucht die Bestellnummer in memo_text, external_number, PayPal-Item-References, Shopify-Order-ID und Myfactory-Memo – egal, wo sie auftaucht.
Bruttobetrag exakt oder innerhalb Toleranz (Teilzahlung) bringt Score-Punkte. Datum innerhalb einer konfigurierbaren Fensterbreite zählt ebenfalls mit.
Score ≥ Auto-Threshold → Matched, automatisch gebucht. Score ≥ Vorschlags-Threshold → Partial, Vorschlag zum Bestätigen. Darunter → Pending, manuelle Prüfung. Beide Thresholds sind pro Mandant einstellbar.
Negative Beträge werden automatisch gegen Myfactory-Stornorechnungen und -Gutschriften geprüft. Teilrückzahlungen landen als Partial, damit Sie die Zuordnung einmal bestätigen – und ab dann läuft sie automatisch.
116-Spalten-CSV, Windows-1252-Encoding, vollständig kompatibel mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Jeder Export wird mit Content-Hash archiviert – revisionssicher.
"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";9;20260401120000;;"DE";"Arcana Connect";"";1234567;90001;20260101;4;"Maerz_2026";"EUR";;;;;;0;0;0;"";0;"";"";"";"";;;"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""
840083008120497049714972146014611200SKR 03 und SKR 04 pro Mandant konfigurierbar. Konten werden einmalig gemappt – ab dann läuft jeder Monatsabschluss identisch durch.
Die Match-Engine ist providerneutral gebaut. Jeder neue Anbieter bringt nur einen eigenen Import-Adapter mit – das Matching-Core bleibt unverändert.
Automatischer Import aller Payouts inkl. Balance-Transaktionen (Sales, Refunds, Adjustments, Fees, Disputes). Jede Auszahlung wird auf die Bank modelliert, jede Einzel-Transaktion dem Myfactory-Beleg zugeordnet.
Transaction Search API mit automatischer Modellierung der Bank-Auszahlungen. Funktioniert für PayPal-Akzeptanzstellen aller Shops – Shopify, Shopware, WooCommerce, Gambio, Custom …
Mit automatischer Payout-Zuordnung pro Shop / Connected Account.
Getrennte Verarbeitung von Sofort, Rechnungs- und Ratenkauf.
Payout-Reporting mit Konsolidierung pro Bank-Auszahlung.
Transaktions- und Settlement-Reports inkl. Refund-Zuordnung.
Shopify ist nativ über Shopify Payments abgedeckt. Shopware 6, WooCommerce & Co. laufen bereits über PayPal – und bekommen mit Stripe, Klarna und Mollie die komplette Payment-Provider-Bandbreite.
Buchhalterische Middleware mit Backup-Denke – jeder Schritt nachvollziehbar, jede Zuordnung überprüfbar, jeder Export archiviert.
Jeder DATEV-Export wird mit SHA-256-Content-Hash, Zeitstempel und User archiviert. Auch Jahre später lässt sich zweifelsfrei nachweisen, welche Datei zu welchem Zeitpunkt an den Steuerberater ging – ideal für Betriebsprüfungen.
Alle API-Zugänge und Tokens werden mit Laravel Crypt verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und im Admin-Backend als Passwort-Felder maskiert. Minimale Rechtepakete (Transaction-Search / Payouts-Scope) – nichts mehr als nötig.
Jeder Import, jeder Matching-Lauf, jeder Journal-Erzeugungs-Schritt und jeder DATEV-Export wird mit Zeitstempel, Usermatch und Content-Hash protokolliert. Für Betriebsprüfungen und interne Reviews nahtlos nachvollziehbar.
Jeder Kunde bekommt eigene Zugänge, eigenes Kontenmapping, eigene DATEV-Stammdaten (Berater-Nr., Mandanten-Nr., Wirtschaftsjahr) und eine eigene Export-Historie. Ideal für Steuerberater mit mehreren E-Commerce-Mandanten.
Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Alle Dienste laufen auf deutschen Servern – ohne US-Transfer, ohne Drittanbieter, ohne Compliance-Lücke.
Integrierter Sandbox-Modus (vor allem für PayPal) – testen Sie Anbindung, Matching-Schwellen und Konten-Mapping risikofrei, bevor Sie auf Live-Transaktionen schalten. Für Shopify empfiehlt sich ein Volume-Shop für die Erst-Kalibrierung.
Sobald Zahlungen aus mehreren Quellen kommen und Myfactory in der Mitte steht, wird der Monatsabschluss zum Stresstest. Der Vorkontierer räumt das auf.
Der klassische Fall: Shopify-Shop + PayPal + Myfactory. Der Vorkontierer macht aus dem monatlichen Excel-Horror zehn Minuten Review – und einen Mausklick.
Saubere, gebührensplit-fertige EXTF-Stapel. Keine Umbuchungen, keine Rückfragen. Mandantenfähig – betreuen Sie mehrere E-Commerce-Kunden parallel.
Shopify Payments auf Kanal A, PayPal quer über alles, demnächst Stripe & Klarna. Egal woher – ein Match-Core, ein Export, eine Quelle der Wahrheit.
Wenn der manuelle Abgleich Zahlungsanbieter ↔ Rechnung über den Kopf wächst, skaliert der Vorkontierer mit. Neue Zahlungsarten werden ohne Matching-Umbau integriert.
Von der automatischen Ingestion bis zum archivierten Buchungsstapel – alles in einem Modul, mandantenfähig und verschlüsselt.
Shopify Payouts und PayPal-Transaktionen werden im Hintergrund geholt – kein manueller Export mehr.
Primär Bestellnummer, sekundär Betrag und Zeitraum. Konfigurierbare Schwellen pro Mandant.
Brutto und Gebühr getrennt auf eigene Konten – pro Zahlungsart und Buchungsfall.
Rückzahlungen werden automatisch Stornorechnungen und Gutschriften zugeordnet – inkl. Teil-Refunds.
116-Spalten-CSV, Windows-1252, DATEV-Kanzlei-Rewe-kompatibel. Stammdaten pro Mandant.
Transparente Liste aller Zuordnungen, Filter nach Status/Zeitraum/Quelle, Soll/Haben-Vorschau vor Export.
Alle Tokens und API-Schlüssel Laravel-verschlüsselt in der Datenbank. Minimale Scopes, Passwort-Feld-Masking im Admin.
Jeder Import, jedes Match, jeder Export mit Zeitstempel, User und Content-Hash protokolliert.
Pro Mandant: eigene Zugänge, Konten-Mapping, DATEV-Stammdaten und Export-Historie.
Verbinden Sie Shopify Payments, PayPal und Myfactory in unter 15 Minuten. Der erste DATEV-Stapel geht noch vor dem Mittag raus – an Ihren Steuerberater.